Un logiciel pour gérer les admissions en temps réel
Fin juin, "Janus" sera la nouvelle porte d'entrée vers les hôpitaux liégeois du Valdor et du Pèrî. Un logiciel créé sur-mesure au sein du réseau Isosl pour permettre aux hôpitaux et aux médecins de suivre en direct leurs demandes d'admission de patients.
Terminé de tomber sur un écran en mode 'boîte noire' qui affiche un nébuleux "Votre demande est en cours de traitement". Les hôpitaux du Valdor et du Pèrî - 500 lits sur Liège, notamment en revalidation - se mettent en mode 3.0 grâce à Janus, un logiciel flambant neuf de gestion des admissions.
Un projet au coeur d'un énorme chantier de réforme lancé dès 2020, en passe d'aboutir avec le démarrage officiel du logiciel, le 26 juin. "Auparavant, quand une demande arrivait, elle était d'abord lue par le département des admissions, qui l'orientait vers les différents services. Puis le médecin descendait, lisait à son tour, disait 'oui' ou 'non', ou demandait des informations complémentaires. Ensuite, la demande était envoyée chez les assistantes sociales", explique le Dr Haroun Jedidi, directeur médical des cliniques Valdor-Pèrî. "L'analyse du flux a révélé que ce n'était ni rapide ni rationnel et, surtout, que c'était opaque! Davantage encore vu de l'extérieur, pour nos partenaires hospitaliers."
Janus permet de donner une réponse immédiate aux hôpitaux, de libérer du temps à consacrer à d'autres tâches et de générer des data fiables et précises.
Un travail de longue haleine
Plusieurs modes d'entrée coexistent: soit c'est un hôpital de la région qui introduit une demande d'admission pour un patient hospitalisé (environ 60% du flux), soit c'est un médecin généraliste ou une maison de repos, soit encore la demande émane d'un médecin du Valdor même au décours d'une consultation en ambulatoire.
Après enquête auprès des hôpitaux et des entretiens avec les métiers en interne pour partager l'expertise de terrain, un gigantesque labyrinthe des différents flux a pu être couché sur papier, en modélisant chaque spécialité (neurologie, gériatrie/psychogériatrie, revalidation, soins palliatifs, orthopédie). S'en suivirent de longues discussions pour déterminer comment simplifier et accélérer le trajet d'admission, mieux répartir les rôles et apporter de la transparence.
"Un flux 'intermédiaire' a été mis en place", reprend le Dr Jedidi, "une solution provisoire sachant que nous étions déjà dans l'optique d'implémenter un logiciel pour suivre les demandes en temps réel. Nous avons réorganisé certaines pratiques pour que ce soit plus lisible et introduit la fonction de 'référent admissions'." Cette personne reçoit et vérifie les demandes, notamment ses aspects sociaux, interagit avec l'externe et transmet aux médecins, tout en disposant d'une certaine autonomie pour accepter d'emblée les admission 'simples' (revalidation post-prothèse de hanche, p.ex.). Que de temps déjà gagné!
Un logiciel 100% "maison"
"Les deux perspectives - flux optimalisé et logiciel - ont été pensées en parallèle", précise Amanda Meskovic, analyste à la cellule Projets d'Isosl. "On a toujours travaillé avec tous les métiers, sans jamais penser à leur place, en tenant compte de ce qui fonctionnait déjà bien et en coordonnant les attentes.L'objectif n'était pas d'informatiser nos formulaires de demande d'admission, mais de penser un formulaire simple, pertinent tant au point de vue médical qu'administratif, et auquel les institutions partenaires peuvent joindre une extraction de leur DPI pour éviter un réencodage fastidieux."
La mise au point du logiciel, développé à 100% en interne, a pris neuf mois, avec des réunions tests régulières pour relever les bugs. "L'équipe - une quinzaine de personnes - a pu faire part de subtilités et s'approprier l'outil. Nous ne voulions pas que Janus leur arrive 'clé en main,' sans en avoir jamais entendu parler. Tout le monde a joué le jeu, même les médecins et infirmiers chefs", se réjouit Mme Meskovic.
Pourquoi "Janus"? "Le dieu romain des portes et passages, des commencements et des fins, symbolise à la fois la fin d'une hospitalisation et le début d'une revalidation, et la transition entre nos ancien et nouveau systèmes", conclut le directeur médical en souriant.
Une réponse quasi instantanée
Comment cela va-t-il se passer, en pratique? Les hôpitaux partenaires qui envoient régulièrement des patients vers le Valdor-Pèrî (soit le CHU de Liège, CHR Citadelle, CHBA, CHC et André Renard) disposeront du logiciel. Isosl assure la formation de deux collaborateurs par hôpital: un pour gérer le paramétrage en fonction des besoins particuliers de chaque institution, l'autre pour l'usage au quotidien. Le logiciel intègre un FAQ et un helpdesk sera sur la brèche en cas de souci. La connexion, via itsme® est sécurisée.
Les MR/MRS, les médecins généralistes et les hôpitaux provinciaux périphériques continuent de passer par le 'référent admissions' (par e-mail ou téléphone) qui encodera lui-même la demande dans Janus. Le logiciel pourra être étendu, mais " il ne faut pas non plus contraindre du personnel extérieur à se former pour quelques demandes d'admission par mois", concède le Dr Jedidi.
Et moins d'annulations
"Si chacun est connecté et qu'aucune info complémentaire n'est nécessaire, la réponse pourra être instantanée et l'admission très rapide", assure le directeur médical. Voilà qui devrait soulager les hôpitaux qui, confrontés aux séjours raccourcis et aux lits justifiés, multiplient les demandes dans plusieurs centres pour maximiser les chances d'obtenir une admission. "Le raccourcissement du délai de traitement des demandes devrait faire baisser les annulations", espère le Dr Jedidi. "Et cela permettra aussi de répondre plus vite aux familles, derrière chaque patient."
Le "tableau de bord" de Janus est doté de différentes couleurs qui permettent de visualiser en un coup d'oeil le statut d'avancement du dossier (et ses pièces jointes, les divers intervenants, ...). Des logos facilitent encore la tâche: maison pour les patients à domicile, valise quand l'admission est programmée, microbe si risque infectieux (covid, p.ex.).
Voilà qui pourrait inspirer d'autres établissements avec une forte activité de revalidation ou convalescence.