A l'hôpital, les robots s'installent dans tout le circuit du médicament
A la pharmacie des Cliniques Saint-Luc à Bruxelles, trois types de robots facilitent le travail pour le stockage, la préparation des traitements médicamenteux et des cytostatiques. Récemment, un système d'automates de dispensation des médicaments a été installé directement dans deux unités de soins.
Direction -3, dans l'antre des Cliniques universitaires Saint-Luc à Bruxelles, la pharmacie occupe un large espace récemment rénové dans des camaïeux de gris rehaussés par endroit de fuschia voire de vert flashy. C'est en effet comme il se doit en vert que le guichet se signale aux patients et aux professionnels qui doivent venir y chercher des médicaments. Mais c'est évidemment derrière la vitre de ce guichet que tout se passe, depuis la validation des prescriptions électroniques jusqu'à la préparation des traitements médicamenteux, en passant par la réception et le stockage des différents produits.
Une longue boîte noire
Si la prescription est informatisée depuis 1997, à présent, c'est le reste du circuit du médicament qui fait place à l'automatisation. Ainsi, dans le fond de la pharmacie, une longue boîte noire contient trois robots de stockage ARX Rowa : sur sa longueur (6m), un tapis roulant d'entrée des boîtes de médicaments, et sur la tranche, les trois interfaces opérateur/machine dotées chacune d'un écran, d'une fenêtre pour surveiller le bras articulé et d'une entrée permettant de scanner manuellement les boîtes. Un 4ième robot est installé dans une chambre froide pour les médicaments réfrigérés. Ensemble, ils contiennent 70-80% du stock de la pharmacie générale, chaque machine peut contenir environ 10.000 boîtes.
Ce robot de stockage s'est traduit par un fameux gain de place puisque près de 250-300m2 d'étagères linéaires ont disparu ! " En 2013, l'automatisation de la pharmacie a permis de gagner de l'espace mais, maintenant, elle nous sert aussi pour répondre à la législation sur les médicaments falsifiés qui nous oblige à scanner tous les emballages à l'entrée dans l'hôpital : c'est le robot qui lit les code-barres et envoie toutes les informations au système ", précise Dominique Wouters, directrice du département pharmacie.
A côté de cette grande boîte, deux robots Calypso du système Synteco conditionnent des doses unitaires : l'un ensache les ampoules individuellement, l'autre découpe les plaquettes de comprimés en doses unitaires dans leur emballage d'origine, les place dans un sachet et y appose une étiquette avec code-barres, le tout à un rythme de 500 à 1000 doses/h, selon la machine.
Au plafond, un long tapis roulant convoie les médicaments là où ils sont attendus dans la pharmacie, vers le guichet, vers le système Synteco...
Dans des locaux indépendants de la pharmacie générale, un automate a pris place dans une salle blanche pour préparer les doses injectables de cytostatiques. Depuis une dizaine d'années, 40% des doses journalières sont ainsi traitées par un robot (aujourd'hui, le IV Station Onco) : il fournit non seulement un travail ultraprécis, mais il soulage en outre les opérateurs des gestes répétés, sources de tendinites.
Pour les hospitalisations aussi
Direction 6ième étage, vers les deux unités de cardiologie : c'est le premier service d'hospitalisation où la dispensation des médicaments est automatisée grâce à deux types de machines*. Sinteco Pegasus stocke les sachets de doses unitaires préparés à la pharmacie centrale et, relié à l'outil de prescription informatisée, il se charge de la dispensation individuelle nominative automatique 3 fois/jour : vers 5 h du matin, à midi et vers 18 h. Les sachets sont réunis sur un clip, avec une fiche récapitulative au nom du patient. Quant aux armoires sécurisées Betrace, elles sont adaptées pour les gros conditionnements et peuvent être équipées d'un frigo.
" L'avantage c'est qu'on a une préparation en temps réel ", explique Stefanie Quennery, chef de services Soins pharmaceutiques. " Sur chaque sachet, un code barre avec un numéro unique permet de tracer le médicament jusqu'à l'administration au lit du patient. L'infirmier s'identifie pour ouvrir les armoires et prend les anneaux ou le médicament de chaque patient. Le réapprovisionnement se fait par le personnel de la pharmacie, selon le rythme de consommation. "
" Pour que ce nouvel outil soit accepté dans les meilleures conditions possible, le personnel infirmier a été impliqué dès la genèse du projet ", signale Simon Guilmin, assistant en pharmacie et référent de la robotisation pharmacie. " Il s'agit encore d'un prototype appelé à être amélioré en fonction des retours des infirmiers qui se disent ravis du réel gain de temps. "
" Le code-barres unique nous permet d'aller jusqu'au scannage au lit du patient (bracelet et médicaments) ", poursuit Stefanie Quennery. " Néanmoins, cette dernière étape n'est pas encore d'actualité parce que nous sommes en cours de paramétrage d'un nouvel EMR (Electronic Medical Record de Epic) prévu pour juin 2020. C'est néanmoins l'objectif ultime pour pouvoir boucler le circuit du médicament en étant sûre que le bon produit arrive au bon patient selon la prescription du médecin. "
L'automatisation doit s'étendre aux autres unités d'hospitalisation et, dès août, la pneumologie devrait être ainsi équipée.
Au bloc, aux urgences...
Depuis 2009, l'équipement des services médicotechniques en armoires sécurisées (ouverture par badge d'identification des médecins et infirmiers) à capteurs électroniques de type Betrace est également en marche. D'abord au bloc opératoire (à raison de 3-4 machines par an pour équiper les 25 salles), ensuite, aux urgences, au bloc accouchement, en dialyse et à l'hospitalisation de jour.
" Ces armoires permettent au médecin de ne pas écrire de prescription ", ajoute Dominique Wouters. " Dès qu'il prend un médicament, l'enregistrement, la prescription, la gestion du stock et la facturation, tout se fait de façon automatique, dans un ordonnancier électronique. Il y a donc un gain de temps dans les services, mais à la pharmacie aussi parce qu'avant, on devait encoder toutes ces prescriptions et ensuite facturer. Nous contrôlons ainsi mieux la situation parce qu'il y avait beaucoup d'oublis de prescription... "
Le réapprovisionnement est assuré par la pharmacie qui suit les stocks à distance. Ensuite, des assistants en pharmacie préparent les chariots, montent dans les étages et remplissent les armoires.
De retour au -3, une borne interactive invite à prendre un ticket en arrivant au guichet de la pharmacie, mais c'est bien un pharmacien en chair et en os qui sert les patients et les infirmiers descendus dans les entrailles de Saint-Luc pour recevoir leurs médicaments.
* voir le Pharmacien 25 mars 2019
Merci à Simon Guilmin, Stefanie Quennery et Dominique Wouters.
Boucler la boucle
Si l'automatisation offre un gain de temps, une meilleure traçabilité et gestion des stocks, et une diminution du risque d'erreur, son installation nécessite un accompagnement au changement. Les premières résistances vaincues, les différents systèmes ont fini par emporter l'adhésion des troupes : les infirmiers concernés ne veulent plus s'en passer, quant aux pharmaciens, ils ont récupéré un temps précieux qu'ils peuvent désormais consacrer à la validation des ordonnances.
" On a profité de l'installation des premières armoires dans les unités de soins, pour retravailler l'outil de validation ", note Stefanie Quennery. " La plus value du pharmacien est meilleure, on a plus d'interactions avec les médecins et on fait plus de corrections qu'auparavant. "
Enfin, les pharmaciens aimeraient pouvoir tracer les réponses qu'ils donnent aux questions qu'on leur pose : " Cela nous permettra de mieux documenter nos interventions et d'avoir des indicateurs qualité. L'objectif étant d'améliorer l'information aux patients, ce serait un outil pour dialoguer avec la première ligne, avec les pharmaciens de ville quand le patient rentre à l'hôpital pour avoir sa liste de médicaments et quand il sort pour signaler les changements. "
On trouve encore dans les pipelines, le déploiement général des automates à tous les étages de l'hôpital, la traçabilité du médicament jusqu'au lit du patient et le projet pour le nouveau Saint-Luc 2025, qui donne l'occasion de réfléchir aussi à la robotisation du transport des médicaments en séparant les flux logistiques et patients.
